Vanliga frågor

En EOR-lösning omfattar normalt två separata avtal: ett tjänsteavtal mellan kundföretaget och EOR-leverantören, samt ett lokalt anställningsavtal mellan EOR-leverantören och den anställde.

EOR blir den juridiska arbetsgivaren och hanterar den formella anställningen, inklusive lönehantering, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, förmåner, försäkringar och överenskomna efterlevnadskrav. Kundföretaget fortsätter att leda den anställdes dagliga arbete, ansvar, mål och prestation.

En EOR gör det möjligt för ett företag att anställa medarbetare i ett annat land utan att först etablera en egen lokal juridisk enhet. EOR-leverantören blir medarbetarens juridiska arbetsgivare och tar ansvar för den formella anställningen, inklusive anställningsavtal, löneadministration, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, förmåner, försäkringar och överenskomna efterlevnadskrav. Kundföretaget fortsätter att leda medarbetarens dagliga arbete och förblir ansvarigt för uppgifter, mål och prestation.

En PEO stödjer i stället företag som redan har en lokal juridisk enhet eller är korrekt registrerade som arbetsgivare i landet. Kundföretaget förblir medarbetarens juridiska arbetsgivare och behåller det yttersta arbetsgivaransvaret, medan PEO-leverantören fungerar som en extern HR- och lönefunktion. Tjänsten kan omfatta löneadministration, skatterapportering, pensioner, försäkringar, personalförmåner, onboarding och löpande HR-administration.

Den avgörande skillnaden är alltså vem som agerar som juridisk arbetsgivare. Med en EOR är EOR-leverantören den juridiska arbetsgivaren. Med en PEO förblir kundföretaget den juridiska arbetsgivaren. En EOR är generellt lämplig för företag som vill börja anställa utan en egen lokal juridisk enhet, medan en PEO passar företag som redan har en lokal arbetsgivarenhet men behöver stöd med HR, lön och lokal administration.

PEO och EOR-tjänster delar flera likheter, vilket är anledningen till att de ofta förväxlas. De viktigaste gemensamma kännetecknen inkluderar:

• Både PEO:er och EOR:er tillhandahåller HR-tjänster till andra företag
• Båda specialiserar sig på att säkerställa efterlevnad av löne-, anställnings- och skatteregler
• Tjänsterna som båda erbjuder omfattar lönehantering, HR-administration, förmånshantering, onboarding samt administration av löne- och skatterapportering
• Den främsta drivkraften bakom att använda en PEO eller EOR är att frigöra interna resurser för att fokusera på kärnverksamheten och undvika efterlevnadsproblem på grund av bristande kunskap om lokala arbetsrättsliga regler
• I båda modellerna förblir kundföretaget den “hanterande arbetsgivaren”, vilket innebär att organisationen behåller exklusiv beslutanderätt över ersättning, projekt och arbetsbelastning, med mera

En Employer of Record (EOR) är en leverantör som blir den juridiska arbetsgivaren för personal som arbetar för ett kundföretag. Kundföretaget leder medarbetarnas dagliga arbete, ansvar, mål och prestation, medan EOR hanterar den formella anställningen och överenskomna arbetsgivaråtaganden.

Tjänsten gör det möjligt för företag att anställa personal i ett annat land utan att först etablera en egen lokal juridisk enhet. EOR-leverantören anställer personalen genom sin lokala juridiska enhet och hanterar anställningsavtal, lönehantering, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, förmåner, försäkringar och överenskomna efterlevnadsåtaganden.

Att använda en EOR eliminerar inte automatiskt alla juridiska eller skattemässiga risker. Kundföretagets verksamhet och medarbetarens roll kan fortfarande medföra skyldigheter för kundföretaget, inklusive en potentiell risk för fast driftställe, vilket bör bedömas separat.

Tjänster kan omfatta:

• Administration av personalförmåner
• Administration av löner
• Skatteavdrag och arbetsgivarrapportering
• Upprättande och administration av lokala anställningsavtal
• Allmän personaladministration
• Att agera som juridisk arbetsgivare
• Stöd och samordning avseende visum och arbetstillstånd
• Kommunikation och samordning med relevanta myndigheter
• Vägledning och administrativt stöd kring uppsägningstider, uppsägningar, avgångsvederlag och andra anställningsrelaterade frågor

Bedöm ditt företags behov och vilka tjänster som krävs för internationell rekrytering. Skapa en kortlista över potentiella EOR-leverantörer och förfina den genom att utvärdera för- och nackdelar med varje alternativ.

Säkerställ att EOR:en har ett fast driftställe i Sverige, såsom BTR, i stället för att lägga ut sina EOR-tjänster på en tredje part. Att förlita sig på en partnerberoende EOR kan innebära risker, såsom begränsad kontroll över kostnader och säkerhet. Eftersom EOR:en hanterar allt från onboarding till lönehantering för ditt företags räkning, se till att de erbjuder en positiv upplevelse för dina medarbetare. Till exempel: svarar de snabbt på frågor och erbjuder stöd vid behov? Ser de till att löner betalas ut i tid? Är deras onboardingprocess engagerande och grundlig?

Bekräfta att din EOR erbjuder ett konkurrenskraftigt och rättvist paket med ersättning och förmåner för att hjälpa till att attrahera och behålla topptalanger. Arbeta tillsammans med EOR:en för att ta fram ett förmånspaket som speglar medarbetarens roll, kompetens, erfarenhet och lokala arbetsrättsliga regler. Säkerställ också att EOR:en prioriterar säkerhet och regelefterlevnad för att skydda din immateriella egendom och företagets data

Kostnaden för att använda en EOR kan variera beroende på faktorer som vilka tjänster som behövs, var dina anställda är placerade och hur många personer du planerar att anställa. Vanligtvis ligger priserna mellan 599 USD och ibland över 2 000 USD per anställd och månad.

Om du hittar EOR-leverantörer som erbjuder lägre priser, se till att de erbjuder samma nivå av säkerhet och regelefterlevnad som mer etablerade leverantörer.

När det gäller prissättning är det bäst att välja en EOR som erbjuder ett tydligt och fast pris för ett heltäckande tjänstepaket, inklusive onboarding, förmåner, skatter, lönehantering, regelefterlevnad och dataskydd.

Sverige har flera arbetsrättsliga lagar som arbetsgivare måste följa, samt specifika riktlinjer för uppsägning, anställningsavtal, ersättning och andra aspekter av anställning och personalhantering. Nedan hittar du mer information om dessa ämnen.
När du anställer medarbetare i Sverige är det viktigt att ta hänsyn till både kollektivavtal och svensk arbetsrätt. Varje bransch har sina egna kollektivavtal som reglerar anställningsvillkor, så det är viktigt att identifiera vilka avtal som gäller för dina medarbetare under rekryteringen. Vissa branscher har mer komplexa avtal än andra, och arbetsrätten uppdateras ofta

Anställningsavtal i Sverige omfattar vanligtvis detaljer om ledighet, lön och förmåner. Arbetsgivare måste ge anställda skriftlig information om de väsentliga villkoren för anställningen inom de tillämpliga lagstadgade tidsfristerna. Informationen bör omfatta frågor som den anställdes arbetsuppgifter, lön, arbetstid, arbetsplats, semesterrätt och uppsägningstider.

Anställningsavtal anses i allmänhet vara tillsvidare om inte en giltig tidsbegränsad anställning har avtalats. Olika regler gäller för olika former av tidsbegränsad anställning. Exempelvis övergår en särskild visstidsanställning normalt till en tillsvidareanställning efter att den anställde har sammanlagt mer än 12 månader av sådan anställning under den tillämpliga perioden. Kollektivavtal kan innehålla andra regler.

En anställningsöverenskommelse kan ingås muntligen, men ett skriftligt avtal rekommenderas starkt. Det hjälper både arbetsgivaren och den anställde att förstå de överenskomna villkoren och minskar risken för framtida missförstånd.

Svensk arbetsrätt ger skydd och förmåner för anställda och omfattar följande centrala lagar:

• Lagen om anställningsskydd
• Arbetsmiljölagen
• Medbestämmandelagen
• Semesterlagen
• Föräldraledighetslagen
• Diskrimineringslagen
• Arbetstidslagen

Enligt arbetstidslagen får ordinarie arbetstid normalt uppgå till högst 40 timmar per vecka. Allmän övertid får normalt uppgå till högst 48 timmar under en fyraveckorsperiod eller 50 timmar under en kalendermånad, med ett tak på 200 timmar per kalenderår. Den sammanlagda arbetstiden får normalt i genomsnitt uppgå till högst 48 timmar per vecka under en beräkningsperiod om högst fyra månader.

Som huvudregel har anställda rätt till minst 11 timmars sammanhängande dygnsvila under varje 24-timmarsperiod. Raster ska planeras så att anställda inte arbetar mer än fem timmar i följd, men lagen kräver inte att varje rast är exakt 30 minuter. Kollektivavtal och särskilda föreskrifter kan påverka hur dessa regler tillämpas, och särskilda regler gäller för vissa grupper, bland annat minderåriga och nattarbetare.

Sverige erbjuder generösa förmåner vid sjukfrånvaro och föräldraledighet. Om en anställd blir sjuk har de rätt till sjuklön från arbetsgivaren under de första 14 dagarna. Därefter betalar Försäkringskassan ut sjukpenning. Föräldraledigheten i Sverige är en av de mest generösa i världen, där föräldrar har rätt till upp till 480 dagar med betald ledighet, som kan delas mellan båda föräldrarna.

Att anställa anställda i Sverige innebär flera kostnader utöver löner. Arbetsgivare måste betala sociala avgifter, som inkluderar pensionsavgifter och sjukförsäkring, och som totalt uppgår till cirka 31,42 % av bruttolönen. Semesterersättning är vanligtvis omkring 12 % av den årliga bruttolönen, och det kan också tillkomma ytterligare kostnader för personalförmåner, såsom friskvårdsbidrag och andra hälsorelaterade förmåner.

Medborgare utanför EU som vill arbeta i Sverige måste få ett arbetstillstånd. Ansökningsprocessen omfattar flera steg, till exempel att arbetsgivaren måste annonsera tjänsten inom EU/EES i minst tio dagar innan en ansökan om arbetstillstånd kan lämnas in. Arbetstillstånd utfärdas vanligtvis för upp till två år och kan förlängas.

En arbetsgivare måste ha ett giltigt och legitimt skäl för att säga upp en anställd, till exempel arbetsbrist, problem med prestation eller produktivitet, eller misskötsamhet på arbetsplatsen. Generellt måste arbetsgivaren lämna uppsägningstid beroende på den anställdes anställningstid i företaget. Uppsägningstider kan variera från 14 dagar till sex månader.

Svensk arbetsrätt kräver inte avgångsvederlag eller ersättning, men sådana utbetalningar kan krävas enligt individuella avtal, särskilda överenskommelser eller kollektivavtal.

En Employer of Record (EOR) i Sverige är en tredjepartsorganisation som tar på sig rollen som juridisk arbetsgivare för din personal i landet. EOR hanterar arbetsgivarrelaterade uppgifter som onboarding, lönehantering och förmåner, säkerställer efterlevnad av lokala lagar och regler och gör att du kan fokusera på att hantera den dagliga verksamheten.

Den bästa Employer of Record-leverantören är en som kan erbjuda en säker, transparent och lokalt anpassad lösning utifrån företagets behov och de länder där dess medarbetare ska anställas.

När man jämför EOR-leverantörer bör företag ta hänsyn till:

• Om leverantören anställer personal via sin egen lokala juridiska enhet eller förlitar sig på externa partners
• Leverantörens lokala expertis inom arbetsrätt, lönehantering, skatt och HR-administration
• Vad som ingår i tjänsten och hur prissättningen är upplagd
• Hur snabbt medarbetare kan få support och vem som blir deras lokala kontaktperson
• Hur löner, pensioner, försäkringar och personalförmåner hanteras
• Hur personuppgifter, företagsinformation och immateriella rättigheter skyddas
• Om leverantören kan stödja företaget när teamet växer eller när det etablerar en egen juridisk enhet

En direkt EOR-leverantör anställer personal via sin egen lokala juridiska enhet i stället för att leverera tjänsten genom en extern partner. Detta kan ge en tydligare ansvarsfördelning, färre kontaktpunkter och större kontroll över anställning, löneadministration och medarbetarsupport.

BTR Group har egna juridiska enheter i Sverige, Danmark och Finland och kan därför erbjuda direkta EOR-tjänster på alla tre marknader. Den mest lämpliga leverantören bör alltid väljas utifrån företagets rekryteringsbehov, tidsplan, supportkrav och långsiktiga etableringsplaner.

Den primära rollen för en EOR är att agera som den juridiska arbetsgivaren för ett företags globala arbetsstyrka. Som den officiella arbetsgivaren tar EOR ansvar för alla efterlevnadsrelaterade frågor, inklusive HR-efterlevnad, lönehantering samt skatte- och avgiftsskyldigheter.

Ja. Ett utländskt företag kan anställa någon i Sverige utan att bilda ett svenskt dotterbolag, till exempel genom att använda en Employer of Record (EOR).

EOR-leverantören blir personens juridiska arbetsgivare i Sverige och ansvarar för det lokala anställningsavtalet, löneutbetalningar, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, försäkringar, förmåner och rapportering till svenska myndigheter. Det utländska företaget leder fortfarande det dagliga arbetet och ansvarar för arbetsuppgifter, mål och prestation.

Ett annat alternativ kan vara att det utländska företaget registrerar sig som utländsk arbetsgivare i Sverige. Vilken lösning som är bäst beror bland annat på verksamhetens omfattning, antalet anställda och företagets långsiktiga planer. Det är också viktigt att bedöma eventuella skattefrågor, inklusive risken för fast driftställe.

BTR Group är en direkt EOR-leverantör med egen juridisk enhet i Sverige och kan hjälpa internationella företag att anställa och betala personal i Sverige utan att först starta ett svenskt bolag.

Ett utländskt företag som inte har svensk lönehantering kan antingen registrera sig som arbetsgivare i Sverige och anlita en lokal löneleverantör, eller använda en Employer of Record (EOR).

Om företaget registrerar sig som utländsk arbetsgivare behåller det själv det juridiska arbetsgivaransvaret. Företaget måste då säkerställa att skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, lönespecifikationer, försäkringar och rapportering till svenska myndigheter hanteras korrekt.

Med en EOR-lösning blir EOR-leverantören i stället den juridiska arbetsgivaren i Sverige. EOR-leverantören betalar lönen, gör skatteavdrag, betalar arbetsgivaravgifter, administrerar förmåner och försäkringar samt rapporterar till relevanta myndigheter. Kundföretaget får normalt en samlad månadsfaktura som omfattar lön, arbetsgivarkostnader, förmåner och EOR-avgiften.

BTR Group kan hjälpa dig att bedöma vilket alternativ som passar bäst och därefter hantera svensk löneadministration, HR-administration och regelefterlevnad.

Om ni har hittat en kandidat i Sverige, Danmark eller Finland men saknar en lokal juridisk enhet finns det vanligtvis tre huvudsakliga alternativ:

1. Använd en Employer of Record: En lokal EOR-leverantör anställer kandidaten juridiskt och hanterar anställningsavtal, lönehantering, skatt, förmåner, försäkringar och lagstadgad rapportering. Ni ansvarar fortfarande för personens dagliga arbete.
2. Registrera det utländska företaget som arbetsgivare: I vissa situationer kan företaget anställa direkt genom lokal arbetsgivarregistrering. Då behåller ni fullt arbetsgivaransvar och behöver hantera landets krav kring löner, skatt och arbetsrätt.
3. Etablera en egen juridisk enhet: Ett dotterbolag eller en filial kan vara lämpligt om ni planerar en större och mer långsiktig verksamhet med flera anställda i landet.

Vilket alternativ som är bäst beror på hur snabbt anställningen behöver göras, hur många personer ni avser att anställa, hur länge ni planerar att vara verksamma på marknaden och hur mycket administrativt ansvar ni vill ta.

BTR Group kan hjälpa er att jämföra alternativen och erbjuder EOR, bolagsbildning, lönehantering och redovisning i Sverige, Danmark och Finland.

Ja. Ett utländskt bolag kan anställa en distansarbetare i Sverige, Danmark eller Finland, men anställningen måste följa reglerna i det land där personen faktiskt arbetar.

När en anställd arbetar permanent från ett nordiskt land kan bolaget få lokala skyldigheter som bland annat rör arbetsgivarregistrering, löneadministration, skatteavdrag, socialförsäkring, pensioner, försäkringar och arbetsrätt. Distansarbete kan också innebära skatterisker för bolaget, till exempel risken att skapa ett fast driftställe. Detta behöver bedömas separat utifrån den anställdes roll och befogenheter.

Bolaget kan antingen registrera sig som utländsk arbetsgivare, etablera en lokal juridisk enhet eller använda en Employer of Record. Med en EOR-lösning blir EOR-leverantören den lokala juridiska arbetsgivaren och hanterar anställningsavtal, lön, skatt, förmåner och rapportering till myndigheter. Kundbolaget ansvarar fortfarande för den anställdes dagliga arbete.

BTR Group kan hjälpa dig att anställa distansarbetare i Sverige, Danmark och Finland genom våra egna lokala juridiska enheter.

Nej. Ett företag behöver inte alltid starta ett lokalt bolag för att anställa någon i Sverige, Danmark eller Finland. En Employer of Record kan vara ett mer praktiskt alternativ när företaget vill anställa en person eller ett mindre antal medarbetare.

EOR-leverantören blir personens juridiska arbetsgivare och ansvarar för det lokala anställningsavtalet, löneutbetalningar, skatter, arbetsgivaravgifter, försäkringar, förmåner och lagstadgad rapportering. Kundföretaget bestämmer fortfarande medarbetarens roll, arbetsuppgifter, mål och det dagliga arbetet.

Att starta ett eget bolag kan vara mer lämpligt när företaget planerar en större och långsiktig verksamhet, ska anställa flera personer eller behöver en lokal juridisk enhet för försäljning, avtal eller andra affärsaktiviteter.

Det bästa alternativet beror därför på företagets tidplan, antal anställda, verksamhet och långsiktiga etableringsplaner. BTR Group kan hjälpa dig att jämföra EOR med arbetsgivarregistrering, en filial eller ett dotterbolag i varje nordiskt land.

Ja. En Employer of Record kan användas som en tillfällig lösning medan ett företag etablerar sin egen juridiska enhet i Sverige, Danmark eller Finland.

EOR-leverantören anställer medarbetarna lokalt och hanterar anställningsavtal, löner, skatter, arbetsgivaravgifter, förmåner, försäkringar och lagstadgad rapportering. Detta gör att företaget kan börja bygga sitt team utan att behöva vänta tills bolagsregistrering, bankkonto, arbetsgivarregistrering och lokal löneadministration är på plats.

När företagets egen juridiska enhet är i drift kan medarbetarna överföras från EOR-leverantören till det nya bolaget. Övergången behöver planeras noggrant så att anställningsvillkor, anställningstid, semesterintjänande, förmåner och andra rättigheter hanteras korrekt i enlighet med lokal lagstiftning.

BTR Group kan stödja hela processen – från den inledande EOR-anställningen till bolagsetablering, lokal löneadministration, redovisning och överföring av medarbetare till den nya juridiska enheten.

Ja. Ni kan rekrytera och välja ut kandidaten själva och sedan använda en Employer of Record för att genomföra den lokala anställningen.

EOR-leverantören behöver inte ansvara för rekryteringen. När ni har valt en kandidat lämnar ni nödvändig information om rollen, lön, startdatum, förmåner och anställningsvillkor. EOR-leverantören tar därefter fram ett lokalt anställningsavtal och hanterar onboarding, löneutbetalningar, skatter, arbetsgivaravgifter, försäkringar, förmåner och lagstadgad rapportering.

Ni behåller ansvaret för kandidatens arbetsuppgifter, dagliga ledning, mål och prestation. EOR-leverantören ansvarar för de formella arbetsgivaråtagandena och hjälper till att säkerställa att anställningen följer lokala regler.

BTR Group kan anställa kandidater som ni redan har hittat i Sverige, Danmark och Finland. Om ni även behöver hjälp med rekrytering kan vi samordna det som en separat del av lösningen.

En EOR-anställning kan ofta genomföras betydligt snabbare än att etablera en egen juridisk enhet. När all information och dokumentation finns tillgänglig kan onboardingprocessen i många fall slutföras inom några dagar till ett par veckor.

Twitter påverkas bland annat av:

• I vilket land personen ska vara anställd
• Om kandidaten redan har rätt att arbeta i landet
• Villkoren och komplexiteten i anställningen
• Om ett kollektivavtal behöver beaktas
• Vilka förmåner och försäkringar som ska ingå
• Hur snabbt parterna godkänner anställningsavtalet
• Om bakgrundskontroller eller andra kontroller krävs

Om kandidaten behöver arbetstillstånd eller uppehållstillstånd tar processen vanligtvis längre tid, eftersom personen normalt inte kan börja arbeta förrän nödvändiga tillstånd finns på plats.

BTR Group har egna juridiska enheter i Sverige, Danmark och Finland. Det innebär att vi kan hantera anställningen direkt lokalt utan att först behöva anlita en extern EOR-partner.

En Employer of Record passar oftast bäst när du vill anställa snabbt, testa den svenska marknaden eller börja med ett mindre antal anställda. Att starta ett eget svenskt företag är ofta mer lämpligt när du planerar en större och långsiktig verksamhet.

Med en EOR behöver du inte etablera en egen juridisk enhet innan anställningen kan påbörjas. EOR-leverantören blir den juridiska arbetsgivaren och hanterar anställningsavtal, löneutbetalningar, skatt, arbetsgivaravgifter, försäkringar, förmåner och lagstadgad rapportering. Du leder fortfarande den anställdes dagliga arbete.

Att ha ett eget företag ger dig större kontroll över den lokala verksamheten och kan vara mer kostnadseffektivt när antalet anställda ökar. Samtidigt kräver det bolagsregistrering, löneadministration, bokföring, skattedeklarationer och löpande regelefterlevnad.

Valet bör baseras på antalet planerade anställningar, tidsram, affärsverksamhet och uppstartskostnader. BTR Group kan hjälpa dig att jämföra alternativen och stödja både EOR-anställning och etablering av svenskt företag.

Ett företag bör överväga att gå från en EOR till en egen juridisk enhet när verksamheten i landet blir större, mer permanent eller kräver en lokal kommersiell närvaro.

Detta kan vara relevant när:

• Antalet lokala anställda ökar
• Företaget planerar att stanna på marknaden på lång sikt
• Den totala EOR-kostnaden börjar överstiga kostnaden för att ha ett eget bolag
• Företaget behöver ingå lokala kund- eller leverantörsavtal
• Verksamheten behöver ett lokalt bankkonto eller lokal fakturering
• Företaget vill ha fullt juridiskt arbetsgivaransvar
• Skatte- eller operativa överväganden motiverar en lokal etablering

Det finns ingen universell gräns för hur många anställda som gör det mer fördelaktigt att ha ett eget bolag. Bedömningen behöver ta hänsyn till kostnader, administration, skatterisker och företagets expansionsplan.

BTR Group kan hjälpa dig att utvärdera rätt tidpunkt, etablera den nya juridiska enheten och planera en korrekt övergång av anställda från EOR-lösningen.

Ja. En EOR kan användas både för att anställa en enskild medarbetare och för att bygga ett större lokalt team.

För en enskild anställning är en EOR ofta ett praktiskt alternativ eftersom företaget slipper att etablera en juridisk enhet och bygga upp lokal löne-, HR- och redovisningsadministration. Detta kan vara relevant, till exempel när företaget har hittat en specialist eller distansarbetare i Sverige, Danmark eller Finland.

En EOR kan också användas för ett större team, särskilt vid en marknadslansering eller medan företagets egen juridiska enhet håller på att etableras. När teamet växer bör företaget regelbundet jämföra EOR-kostnaden med kostnaderna och fördelarna med att ha en egen enhet.

En större mängd anställda kan också leda till fler frågor om arbetsmiljö, kollektivavtal, ledningsstruktur och risken för fast driftställe. Dessa frågor behöver bedömas separat.

BTR Group kan hjälpa dig att välja en lösning som passar storleken på ditt team och anpassa upplägget i takt med att verksamheten utvecklas.

Hur länge en EOR-lösning kan användas beror på landet, anställningsformen, hur arbetet organiseras och företagets långsiktiga planer. Det finns därför ingen generell tidsgräns som gäller för alla EOR-upplägg i Sverige, Danmark och Finland.

Vissa företag använder en EOR under en begränsad period medan de testar en ny marknad eller etablerar ett eget bolag. Andra använder lösningen under längre tid för ett mindre antal anställda.

EOR-upplägget behöver ses över regelbundet. Beroende på hur relationen är utformad kan regler om bland annat uthyrning av arbetstagare, anställningsskydd, kollektivavtal och likabehandling bli relevanta. Företagets verksamhet och den anställdes befogenheter kan också påverka bedömningen av fast driftställe.

BTR Group bedömer varje upplägg utifrån det aktuella landet och anställningen. Om det senare blir ett bättre alternativ att starta ett eget bolag kan vi hjälpa till med både etableringen och överföringen av de anställda.

Skillnaden handlar främst om vem som är den juridiska arbetsgivaren och hur mycket lokalt ansvar det utländska företaget tar på sig.

Employer of Record: EOR-leverantören blir den juridiska arbetsgivaren och hanterar lokala anställningsavtal, lönehantering, skatter, arbetsgivaravgifter, försäkringar, förmåner och rapportering. Kundföretaget leder det dagliga arbetet men behöver ingen egen lokal juridisk enhet.

Registrering som utländsk arbetsgivare: Det utländska företaget anställer personen direkt och behåller fullt arbetsgivaransvar. Företaget behöver registrera sig hos relevanta myndigheter och säkerställa att lokal lönehantering, skatt, socialförsäkring och arbetsrätt hanteras korrekt.

Eget lokalt bolag: Företaget etablerar till exempel ett dotterbolag som anställer personalen. Detta ger större lokal kontroll men innebär också ansvar för bolagsadministration, redovisning, skatt, löner och regelefterlevnad.

BTR Group kan hjälpa dig att jämföra alternativen utifrån tidsplan, kostnad, antal anställda och långsiktiga affärsmål.

Ja, ett utländskt företag kan anställa personal i Danmark utan att först etablera ett danskt bolag. Ett vanligt alternativ är att använda en Employer of Record (EOR), som blir den anställdes juridiska arbetsgivare i Danmark.

EOR-leverantören hanterar bland annat ett lokalt anpassat anställningsavtal, löneadministration, skatter, semesterersättning, pensioner, försäkringar och rapportering till de danska myndigheterna. Samtidigt leder kundföretaget den anställdes dagliga arbete och ansvarar för arbetsuppgifter, mål och prestation.

I vissa fall kan ett utländskt företag också anställa direkt och registrera sig för relevanta danska arbetsgivar- och lönekrav. Detta innebär dock att företaget själv behåller arbetsgivaransvaret och behöver hantera lokal administration och regelefterlevnad.

Vilken lösning som är bäst beror på antalet anställda, deras roller och företagets långsiktiga planer i Danmark.

En Employer of Record i Danmark anställer medarbetaren via sin lokala danska juridiska enhet och blir den formella arbetsgivaren. Det internationella kundföretaget behöver därför inte etablera ett eget danskt bolag för att kunna börja anställa.

EOR-leverantören ansvarar normalt för anställningsavtal, onboarding, löneadministration, skatteavdrag, arbetsgivarrelaterad rapportering, semester, pensioner, försäkringar och andra lokala anställningskrav.

Kundföretaget ansvarar för den operativa ledningen. Det innebär att företaget bestämmer medarbetarens arbetsuppgifter, mål, projekt och dagliga prioriteringar, medan EOR-leverantören hanterar den formella anställningen.

En EOR-lösning kan vara lämplig för företag som vill testa den danska marknaden, rekrytera sina första lokala medarbetare eller börja bygga en organisation innan de etablerar ett eget danskt bolag.

En Employer of Record i Danmark hanterar de formella och administrativa skyldigheter som följer med att vara den lokala arbetsgivaren. Detta gör det möjligt för ett utländskt företag att fokusera på medarbetarens arbete och utvecklingen av verksamheten.

En dansk EOR kan bland annat hantera:

• Lokalt anpassade anställningsavtal
• Onboarding och registrering av medarbetaren
• Månatlig löneadministration och lönespecifikationer
• Skatteavdrag och rapportering via eIndkomst
• AM-bidrag och ATP där det är tillämpligt
• Semester och rapportering av semesterersättning
• Pensioner, försäkringar och personalförmåner
• Sjukfrånvaro och annan ledighet
• HR-administration och stöd i personalfrågor
• Administration när anställningen avslutas

De exakta tjänsterna beror på anställningen, eventuella kollektivavtal och det avtal som ingås med EOR-leverantören. Kundföretaget fortsätter att leda medarbetarens dagliga arbete, medan EOR-leverantören ansvarar för den lokala anställningsadministrationen.

Ja, en Employer of Record i Danmark kan hjälpa till att samordna ansökningar om arbets- och uppehållstillstånd för anställda som behöver tillstånd för att arbeta i landet.

Medborgare i EU, EES och Schweiz behöver normalt inte ett traditionellt arbetstillstånd, men kan behöva registrera sin uppehållsrätt och genomföra andra lokala registreringar. Medborgare från länder utanför EU och EES behöver vanligtvis ett giltigt arbets- och uppehållstillstånd innan de får börja arbeta i Danmark.

EOR-leverantören kan hjälpa till med ett lokalt anställningsavtal, arbetsgivardokumentation och praktisk samordning under ansökningsprocessen. Vilket tillstånd som är relevant beror bland annat på den anställdes medborgarskap, utbildning, arbetsroll, lön och anställningens längd.

Twitter utfärdas alltid av den ansvariga danska myndigheten och kan därför aldrig garanteras av en EOR-leverantör.

Ja, ett utländskt företag kan anställa personal i Finland utan att först etablera ett finskt bolag. Ett vanligt alternativ är att använda en Employer of Record (EOR), som blir den anställdes juridiska arbetsgivare i Finland.

EOR-leverantören hanterar bland annat ett lokalt regelrätt anställningsavtal, löneadministration, skatteavdrag, pensioner, försäkringar, företagshälsovård och rapportering till de finska myndigheterna. Samtidigt leder kundföretaget den anställdes dagliga arbete och ansvarar för arbetsuppgifter, mål och prestation.

I vissa fall kan ett utländskt företag också anställa direkt i Finland. Företaget måste då bedöma vilka registreringar och arbetsgivaråtaganden som gäller och själv hantera lokal lönehantering och regelefterlevnad.

Vilken lösning som är bäst beror på antalet anställda, deras roller och företagets långsiktiga planer på den finska marknaden.

En Employer of Record i Finland anställer medarbetaren via sin lokala finska juridiska enhet och blir den formella arbetsgivaren. Det internationella kundföretaget behöver därför inte starta ett eget finskt bolag för att kunna börja rekrytera.

EOR-leverantören ansvarar normalt för anställningsavtal, onboarding, löneadministration, skatteavdrag, arbetsgivarrelaterad rapportering, lagstadgade försäkringar, pension samt företagshälsovård. EOR-leverantören säkerställer också att anställningsvillkoren följer finsk lag och tillämpliga kollektivavtal.

Kundföretaget ansvarar för den operativa ledningen. Det innebär att företaget beslutar om medarbetarens arbetsuppgifter, mål, projekt och dagliga prioriteringar, medan EOR-leverantören hanterar den formella anställningen.

En EOR-lösning kan passa företag som vill testa den finska marknaden, rekrytera sina första lokala medarbetare eller börja bygga ett team innan de etablerar en egen finsk juridisk enhet.

En Employer of Record i Finland hanterar de formella och administrativa skyldigheter som följer med att vara den lokala arbetsgivaren. Detta gör det möjligt för ett utländskt företag att fokusera på medarbetarens arbete och på att utveckla verksamheten.

En finsk EOR kan bland annat hantera:

• Lokalt anpassade anställningsavtal
• Onboarding och registrering av medarbetaren
• Månatlig löneadministration och lönespecifikationer
• Skatteavdrag och betalning av arbetsgivaravgifter
• Rapportering till det finska inkomstregistret
• Lagstadgad arbetspensionsförsäkring, till exempel TyEL
• Olycksfallsförsäkring och andra tillämpliga försäkringar
• Lagstadgad förebyggande företagshälsovård
• Semester, sjukfrånvaro och annan ledighet
• HR-administration och stöd vid avslut av anställningen

De exakta tjänsterna beror på anställningen, branschen och eventuellt tillämpligt kollektivavtal. Kundföretaget leder medarbetarens dagliga arbete, medan EOR-leverantören ansvarar för den lokala anställningsadministrationen.

Ja, ett finskt kollektivavtal kan gälla även när en anställd anställs via en Employer of Record. I Finland finns det allmänt bindande kollektivavtal som arbetsgivare inom en viss bransch kan vara skyldiga att följa, även om de inte är medlemmar i den arbetsgivarorganisation som har undertecknat avtalet.

Kollektivavtalet kan till exempel reglera:

• Minimilöner
• Arbetstid och övertidsersättning
• Semesterersättning
• Sjuklön
• Tillägg för kvälls-, natt- eller helgarbete
• Föräldraledighet
• Uppsägningstider
• Andra branschspecifika anställningsvillkor

EOR-leverantören behöver därför identifiera om ett kollektivavtal är tillämpligt för den anställdes roll och bransch innan anställningsavtalet upprättas.

Om inget kollektivavtal gäller måste anställningen ändå följa finsk arbetsrätt och erbjuda skäliga anställningsvillkor. Kundföretaget och EOR-leverantören bör komma överens om lön och förmåner utifrån både lagkrav, kollektivavtal och marknadspraxis.

Processen inleds med en genomgång av de nuvarande anställningarna, inklusive anställningsavtal, löneuppgifter, löner, förmåner, pensioner, försäkringar, semestersaldon och relevant skatteinformation.

EOR-leverantören tar därefter fram lokalt anpassade anställningsavtal och planerar övergången tillsammans med kundföretaget och de anställda. När de nya anställningarna träder i kraft blir EOR-leverantören den juridiska arbetsgivaren och tar ansvar för löneadministration, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, förmåner, försäkringar och lagstadgad rapportering.

Kundföretaget fortsätter att leda de anställdas dagliga arbete och är fortsatt ansvarigt för deras arbetsuppgifter, mål och prestation. Företaget får normalt en samlad månadsfaktura som omfattar löner, arbetsgivarkostnader, förmåner och EOR-avgiften.

Övergången bör planeras noggrant för att säkerställa kontinuitet i anställningsvillkor, löneutbetalningar, intjänad semester och förmåner. BTR Group kan samordna processen och hjälpa företag att överföra anställda till en EOR-lösning i Sverige, Danmark och Finland.

Ja, en Employer of Record i Finland kan hjälpa till att samordna ansökningar om arbets- och uppehållstillstånd för anställda som behöver tillstånd för att arbeta i landet.

Medborgare i EU, EES och Schweiz behöver normalt inte ett traditionellt arbetstillstånd, men kan behöva registrera sin uppehållsrätt och genomföra andra lokala registreringar. Medborgare från länder utanför EU och EES behöver vanligtvis ett giltigt arbets- och uppehållstillstånd innan de får börja arbeta i Finland.

EOR-leverantören kan hjälpa till med ett lokalt anställningsavtal, information om anställningsvillkoren, arbetsgivardokumentation och praktisk samordning under ansökningsprocessen. Vilket tillstånd som är relevant beror bland annat på den anställdes medborgarskap, arbetsroll, utbildning, lön och anställningens längd.

EOR-leverantören måste också kontrollera att den anställde har rätt att arbeta i Finland. Tillståndet utfärdas alltid av den finska migrationsmyndigheten och kan därför inte garanteras av en EOR-leverantör.

Tjänster:

• Löneadministration
• Skatteberäkningar och rapportering kopplade till löner
• Administration av personalförmåner
• Administration av pensioner och försäkringar
• HR-administration
• Stöd vid onboarding och offboarding
• Anställningsdokumentation
• Administration av semester och frånvaro
• Stöd med regelefterlevnad
• Stöd i personalärenden och anställningsprocesser
• Lokal vägledning kring arbetsgivarens krav

Kundföretaget förblir den juridiska arbetsgivaren och behåller ansvaret för anställningsbeslut och den dagliga ledningen av medarbetarna. PEO-leverantören hanterar de löne-, HR- och arbetsgivaradministrationstjänster som avtalats med kundföretaget.

PEO- och EOR-tjänster har flera likheter, vilket är anledningen till att de ofta förväxlas. De viktigaste gemensamma kännetecknen är:

• Både PEO:er och EOR:er tillhandahåller HR-tjänster till andra företag
• Båda är specialiserade på att säkerställa efterlevnad av regler för lönehantering, anställning och skatt
• Tjänsterna som båda erbjuder omfattar lönehantering, HR-administration, förmånsadministration, onboarding samt administration av löne- och skatterapportering
• Den främsta drivkraften bakom att använda en PEO eller EOR är att frigöra interna resurser för att kunna fokusera på kärnverksamheten och undvika efterlevnadsproblem på grund av bristande kunskap om lokala arbetsrättsliga regler
• I båda modellerna förblir kundföretaget den “ledande arbetsgivaren”, vilket innebär att organisationen behåller exklusiv beslutanderätt över bland annat ersättning, projekt och arbetsbelastning

En PEO-lösning (Professional Employer Organization) hjälper företag att hantera löneadministration, skatter och arbetsgivaransvar i enlighet med lokala regler (i Sverige, Danmark och Finland). PEO-leverantören fungerar som en lokal HR-avdelning och säkerställer korrekta löner, skatteinbetalningar, socialförsäkringsavgifter och rapportering till relevanta myndigheter i varje land. Företaget behåller det operativa ansvaret för medarbetaren, medan PEO-partnern tar hand om HR-efterlevnad, anställningsavtal, förmåner och regulatoriska krav, vilket minskar risker och förenklar internationell expansion i Norden.

En Professional Employer Organization, PEO, hjälper företag att outsourca lönehantering, HR-administration och andra arbetsgivarrelaterade processer i Sverige, Danmark och Finland.

I en nordisk PEO-lösning är kundföretaget normalt fortsatt den juridiska arbetsgivaren. Företaget leder medarbetarnas arbete och har det yttersta arbetsgivaransvaret, medan PEO-leverantören fungerar som en extern lokal HR- och lönefunktion.

En PEO kan bland annat hantera:

• Löneberäkningar och löneutbetalningar
• Skatteavdrag och rapportering till myndigheter
• Arbetsgivaravgifter och socialförsäkring
• Pensioner, försäkringar och förmåner
• Onboarding och offboarding
• HR-administration och personaldokumentation
• Stöd kring lokala arbetsrättsliga regler

Begreppet PEO används på olika sätt internationellt. Därför är det viktigt att kontrollera vem som är den juridiska arbetsgivaren och hur ansvaret fördelas i det aktuella avtalet.

BTR Group erbjuder lokalt anpassade PEO-lösningar i Sverige, Danmark och Finland.

Ja, i en traditionell nordisk PEO-lösning behöver företaget normalt ha en egen juridisk enhet eller vara korrekt registrerat som arbetsgivare i landet.

Kundföretaget är då den juridiska arbetsgivaren och har anställningsavtalet med medarbetaren. PEO-leverantören hanterar överenskomna administrativa uppgifter, såsom löneadministration, skatteavdrag, lagstadgad rapportering, pensioner, försäkringar, förmåner och HR-stöd.

Om företaget inte har en lokal juridisk enhet och inte är registrerat som arbetsgivare kan en Employer of Record i stället vara ett mer lämpligt alternativ. I så fall blir EOR-leverantören medarbetarens juridiska arbetsgivare.

Den viktigaste skillnaden är därför:

• PEO: Kundföretaget är normalt den juridiska arbetsgivaren.
• EOR: EOR-leverantören är den juridiska arbetsgivaren.

BTR Group kan hjälpa dig att avgöra vilken lösning som passar utifrån din nuvarande företagsstruktur, antalet medarbetare och dina planer för nordisk verksamhet.

En PEO passar för företag som har en juridisk enhet eller arbetsgivarregistrering i Sverige, Danmark eller Finland men saknar den lokala organisation eller kompetens som krävs för att hantera lön och HR korrekt.

En PEO kan vara särskilt relevant när:

• Det nordiska bolaget är nyetablerat
• Företaget har ett litet lokalt team
• Den centrala HR-avdelningen är placerad i ett annat land
• Företaget saknar lokal personal för lön och HR
• Ledningen vill samla administrationen hos en leverantör
• Företaget behöver stöd kring lokala regelverk och kontakter med myndigheter
• Verksamheten bedrivs i flera nordiska länder

En PEO-lösning frigör interna resurser och minskar risken för administrativa fel. Kundföretaget förblir arbetsgivare och fattar beslut om till exempel rekrytering, lön, arbetsuppgifter, prestation och uppsägning.

BTR Group kan fungera som företagets lokala HR- och lönefunktion i Sverige, Danmark och Finland.

Vilka uppgifter som kan outsourcas beror på företagets behov och avtalet med PEO-leverantören. En PEO kan vanligtvis hantera en stor del av den löpande HR- och personaladministrationen.

Tjänsten kan bland annat omfatta:

• Löneberäkning och löneutbetalningar
• Skatteavdrag och arbetsgivarrapportering
• Pensioner, försäkringar och förmåner
• Onboarding och offboarding
• Upprättande av lokala anställningsdokument
• Administration av semester och frånvaro
• Hantering av bonusar, provision och utlägg
• Kontakt med lokala myndigheter
• HR-stöd till chefer och medarbetare
• Stöd vid ändringar av anställningsvillkor
• Dokumentation och administrativt stöd vid avslut av anställning

Kundföretaget behåller normalt ansvaret för affärs- och linjechefsbeslut, såsom organisation, arbetsuppgifter, prestation och bemanning.

BTR Group skräddarsyr PEO-lösningen utifrån vilka funktioner företaget redan har internt och vilka delar som behöver hanteras lokalt.

I en traditionell PEO-lösning i Sverige, Danmark eller Finland är kundföretaget normalt fortfarande den anställdes juridiska arbetsgivare.

Det innebär att kundföretaget:

• Har anställningsavtalet med den anställde
• Leder och fördelar arbetet
• Fastställer lön, roll och arbetsuppgifter
• Ansvarar för arbetsmiljön och personalbeslut
• Har det yttersta arbetsrättsliga ansvaret

PEO-leverantören hanterar de administrativa uppgifter som parterna har kommit överens om. Det kan omfatta lönehantering, skatter, arbetsgivarrapportering, pensioner, försäkringar, förmåner och HR-stöd.

Begreppet PEO kan användas på olika sätt i olika länder och av olika leverantörer. Vissa internationella leverantörer beskriver upplägget som ”co-employment”, men detta motsvarar inte alltid en specifik juridisk anställningsmodell i Norden.

Därför bör ansvarsfördelningen alltid tydligt framgå av tjänsteavtalet. Om leverantören i stället blir den juridiska arbetsgivaren är tjänsten normalt en EOR-lösning.

Den största skillnaden mellan en PEO och en Employer of Record är vem som är den anställdes juridiska arbetsgivare.

Med en PEO-lösning är kundföretaget normalt fortfarande den juridiska arbetsgivaren. PEO-leverantören hjälper till med lönehantering, HR-administration, skatter, rapportering, pensioner, försäkringar och förmåner. Den här lösningen passar vanligtvis företag som redan har en juridisk enhet eller arbetsgivarregistrering i landet.

Med en EOR-lösning blir EOR-leverantören den anställdes juridiska arbetsgivare. Kundföretaget leder fortfarande det dagliga arbetet, men EOR-leverantören ingår anställningsavtalet och hanterar de formella arbetsgivaransvaren. Den här lösningen gör det möjligt att anställa utan att ha ett eget lokalt bolag.

Kort sagt:

• PEO: Du är den juridiska arbetsgivaren.
• EOR: EOR-leverantören är den juridiska arbetsgivaren.

BTR Group erbjuder både PEO och direkt EOR i Sverige, Danmark och Finland.

Outsourcad lönehantering fokuserar främst på att beräkna löner och ta fram den dokumentation som behövs för utbetalningar, skatter och rapportering. En PEO-lösning omfattar vanligtvis ett bredare stöd inom lön, HR och lokal arbetsgivaradministration.

En löneleverantör kan till exempel hantera:

• Löneberäkningar
• Lönespecifikationer
• Skatteavdrag
• Arbetsgivarrapportering
• Utbetalningsunderlag

En PEO kan dessutom hjälpa till med:

• Onboarding och offboarding
• Lokala anställningsdokument
• Pensioner, försäkringar och förmåner
• Administration av semester och frånvaro
• HR-stöd för chefer och medarbetare
• Stöd kring lokala regler och processer
• Administration av förändringar i, eller avslut av, anställning

Kundföretaget är normalt den juridiska arbetsgivaren i båda uppläggen. Skillnaden ligger främst i tjänstens omfattning och hur mycket av den lokala HR-funktionen som outsourcas.

BTR Group kan erbjuda både lönehantering och en mer heltäckande PEO-lösning.

Ja. Ett internationellt företag kan använda samma PEO-leverantör för sin verksamhet i Sverige, Danmark och Finland, förutsatt att leverantören har lokal expertis och kapacitet i alla länder.

En och samma nordiska leverantör kan ge företaget:

• En central kontaktpunkt för de nordiska marknaderna
• Samordnade HR- och löneprocesser
• Jämförbar rapportering mellan länderna
• Färre leverantörer och avtal att administrera
• Stöd med lokala skatter, pensioner och försäkringar
• Lokalt HR-stöd för både chefer och medarbetare
• Bättre överblick över deadlines och regulatoriska krav

Det är dock inte identiska regler i de tre länderna. Löner, rapportering, semester, kollektivavtal, pensioner och försäkringar måste fortfarande hanteras i enlighet med respektive lands regelverk.

BTR Group erbjuder PEO-, löne- och HR-tjänster i Sverige, Danmark och Finland. Du får en samordnad nordisk lösning samtidigt som administrationen anpassas till varje lokal marknad.

Ja. En PEO kan ta över löne- och HR-administration för medarbetare som redan är anställda av ert lokala bolag.

Medarbetarna behöver normalt inte byta juridisk arbetsgivare. Kundföretaget behåller anställningsavtalen och arbetsgivaransvaret, medan PEO-leverantören tar över de administrativa processer som har avtalats.

Övergången kan bland annat omfatta:

• Migrering av löne- och personaldata
• Genomgång av anställningsvillkor
• Registrering av pensioner, försäkringar och förmåner
• Överföring av semester- och frånvarosaldon
• Upprättande av rutiner för bonusar, provision och utlägg
• Planering av lagstadgad rapportering
• Information till chefer och medarbetare

Innan PEO-tjänsten startar bör den befintliga informationen granskas för att identifiera eventuella luckor eller avvikelser.

BTR Group kan planera övergången från er nuvarande leverantör eller interna administration och därefter hantera löpande löne- och HR-arbete i Sverige, Danmark och Finland.

Processen inleds vanligtvis med en genomgång av företagets juridiska enhet, befintliga medarbetare, lokala registreringar samt nuvarande HR- och löneprocesser.

Implementeringen omfattar normalt följande steg:

1. Kartläggning av företagets behov och fördelning av ansvar
2. Genomgång av anställningsavtal och medarbetardata
3. Insamling och migrering av löneinformation
4. Genomgång av skatter, pensioner, försäkringar och förmåner
5. Upprättande av processer för rapportering, godkännanden och betalningar
6. Information till chefer och medarbetare
7. Test av löneberäkningen före den första ordinarie lönekörningen

Twitterplanen beror på antalet medarbetare, kvaliteten på befintliga data, landet och tjänstens omfattning. Det är viktigt att planera övergången i god tid före nästa lönekörning.

BTR Group utser en kontaktperson som samordnar implementeringen och hjälper till att säkerställa en kontrollerad övergång till den nya PEO-lösningen.

Ja. En PEO kan hantera stora delar av den administrativa processen när en anställd börjar eller avslutar sin anställning.

Under onboarding kan PEO-leverantören bland annat hjälpa till med:

• Lokala anställningsdokument
• Registrering i löne- och HR-system
• Insamling av skatte- och bankuppgifter
• Pensioner, försäkringar och förmåner
• Information om lön, semesterrätt och rutiner vid frånvaro
• Kontakt med relevanta myndigheter och leverantörer

Under offboarding kan tjänsten omfatta:

• Beräkning av slutlön
• Hantering av kvarvarande semesterrätt
• Avregistrering från förmåner och försäkringar
• Arbetsgivarintyg och annan dokumentation
• Slutrapportering till myndigheter

Kundföretaget fattar fortfarande beslut om anställning och uppsägning och ansvarar för att arbetsrättsliga krav följs. PEO-leverantören kan ge administrativt stöd och hjälpa till att samordna processen med lokala rådgivare.

En PEO hjälper företaget att hantera löne- och HR-processer i enlighet med reglerna i Sverige, Danmark eller Finland. Detta minskar risken för administrativa fel, men kundföretaget är fortfarande den juridiska arbetsgivaren och behåller det yttersta arbetsgivaransvaret.

PEO-leverantören kan bland annat hjälpa till med:

• Lokala löneberäkningar och skatteavdrag
• Arbetsgivaravgifter och socialförsäkring
• Rapportering till myndigheter
• Semester, sjukfrånvaro och annan ledighet
• Pensioner och arbetsgivarrelaterade försäkringar
• Anställningsdokument och personaladministration
• Uppdateringar när regler eller rapporteringskrav ändras
• Identifiering av relevanta kollektivavtal

Företaget ansvarar fortfarande för till exempel arbetsmiljön, den dagliga ledningen, affärsbeslut och korrekt hantering av personalärenden. Juridisk rådgivning kan också behövas i mer komplexa arbetsrättsliga situationer.

Ja, för att använda en traditionell PEO-lösning behöver företaget vanligtvis ha en egen juridisk enhet i Sverige. Företaget är då den juridiska arbetsgivaren och ansvarar för medarbetarnas dagliga arbete, medan PEO-leverantören hanterar till exempel löneadministration, HR-administration, arbetsgivardeklarationer och lokal regelefterlevnad. Om företaget vill anställa i Sverige utan att etablera en egen juridisk enhet kan en Employer of Record-lösning (EOR) vara ett bättre alternativ. BTR Group erbjuder både PEO och EOR och kan hjälpa dig att välja rätt lösning utifrån företagets etablering, antal anställda och långsiktiga planer i Sverige.

Ja, en PEO kan hjälpa företaget att gå från en EOR-lösning till att anställa personal genom sin egen svenska juridiska enhet. När företaget har etablerats behöver medarbetarnas anställningar, löner, förmåner, pensioner, försäkringar och HR-processer överföras till den nya arbetsgivaren. BTR Group kan samordna övergången och säkerställa att löneadministration och rapportering till myndigheter fortsätter utan onödiga avbrott. Efter övergången är det svenska bolaget den juridiska arbetsgivaren, medan BTR Group kan fortsätta som PEO-partner och hantera lokal löne- och HR-administration.

Ja, en PEO kan hjälpa till att administrera pensioner, försäkringar och andra personalförmåner för anställda i Sverige. Detta kan till exempel omfatta tjänstepension, sjukvårdsförsäkring, friskvårdsbidrag, bonusar, förmån av tjänstebil och andra skattepliktiga eller skattefria förmåner. Vilka lösningar som är lämpliga beror på företagets policy, eventuella kollektivavtal och de anställdas villkor. BTR Group kan hjälpa till att sätta upp och administrera ett förmånspaket som följer svenska skatte- och arbetsrättsliga regler och samtidigt är i linje med företagets internationella HR-policy.

Ja, en PEO kan hjälpa internationella företag att ta fram och administrera anställningsavtal och HR-policyer som är anpassade till svenska regler. Detta kan omfatta villkor för arbetstid, semester, sjukfrånvaro, uppsägningstider, sekretess, distansarbete och personalförmåner. En PEO kan också hjälpa till att anpassa företagets globala HR-policyer till svenska krav och lokala förväntningar. BTR Group kan ge administrativt stöd och vid behov samordna arbetet med expertis inom arbetsrätt. Det är dock alltid företagets egen juridiska enhet som är arbetsgivare och som bär det yttersta ansvaret för anställningsvillkoren.

Ja, för att använda en traditionell PEO-lösning i Danmark behöver företaget normalt ha sin egen danska juridiska enhet. Det danska bolaget är den juridiska arbetsgivaren och har det yttersta ansvaret för medarbetarnas anställning och arbetsvillkor.

PEO-leverantören fungerar som en extern lokal HR- och lönefunktion och kan hantera löneadministration, arbetsgivarrapportering, semester, pensioner, personalförmåner och andra återkommande arbetsgivaruppgifter.

Kundföretaget fortsätter att leda medarbetarnas dagliga arbete och fatta beslut om till exempel rekrytering, lön, arbetsuppgifter och prestation.

Om företaget vill anställa i Danmark utan att etablera en lokal juridisk enhet är en Employer of Record (EOR) vanligtvis ett mer lämpligt alternativ. En EOR blir den juridiska arbetsgivaren, medan en PEO stödjer ett företag som redan har en egen arbetsgivarenhet i Danmark.

En PEO kan hjälpa ett danskt dotterbolag att hantera stora delar av den lokala löne- och HR-administrationen. Företaget förblir den juridiska arbetsgivaren, medan PEO-leverantören fungerar som en extern specialistfunktion med kunskap om danska regler och processer.

Tjänsterna kan bland annat omfatta:

• Månatlig löneadministration och lönespecifikationer
• Skatteavdrag och arbetsgivarrapportering
• Rapportering via eIndkomst
• Administration av AM-bidrag och ATP
• Semester och semesterersättning
• Pensioner, försäkringar och personalförmåner
• Onboarding och offboarding
• Administration av sjukfrånvaro och annan ledighet
• Stöd med anställningsdokument och HR-policyer
• Löpande HR-stöd till ledning och medarbetare

PEO-tjänsten kan anpassas efter företagets storlek, organisation och interna resurser. För internationella koncerner kan den även omfatta rapportering och samordning med moderbolagets HR- och ekonomifunktion.

Ja, en PEO i Danmark kan hantera löneadministration, semesterersättning och återkommande rapportering för ett företag med en dansk juridisk enhet.

Den månatliga löneprocessen kan omfatta beräkning av bruttolön, skatteavdrag, AM-bidrag, ATP, pensioner, personalförmåner och nettolön. PEO-leverantören kan också ta fram lönespecifikationer och rapportera lönedata via det danska inkomstregistret eIndkomst.

Semesteradministration kan omfatta intjänad semester, semesterersättning, semestertillägg och rapportering till FerieKonto eller ett annat lämpligt semestersystem. Vilken hantering som gäller beror bland annat på den anställdes anställningsvillkor och om personen får lön under semestern.

PEO-leverantören kan också upprätta en tydlig lönekalender med deadlines för dokumentation, godkännande, löneutbetalning och myndighetsrapportering. Det danska företaget förblir den juridiska arbetsgivaren och ansvarar för att fullständig och korrekt information lämnas till PEO-leverantören.

Ja, en PEO kan hjälpa ett företag att överföra anställda från en EOR-lösning till företagets egen danska juridiska enhet. Detta blir ofta aktuellt när verksamheten har vuxit och företaget vill etablera en mer permanent organisation i Danmark.

Övergången kan omfatta:

• Planering av övergångsdatum
• Nya anställningsavtal med det danska bolaget
• Registrering av bolaget som arbetsgivare
• Upprättande av dansk löneadministration
• Överföring av relevant HR- och lönedata
• Hantering av intjänad semester
• Pensioner, försäkringar och personalförmåner
• Information till de anställda
• Samordning mellan EOR-leverantören och det nya bolaget

När övergången har slutförts blir det danska bolaget de anställdas juridiska arbetsgivare. PEO-leverantören kan därefter fortsätta att hantera den löpande löne- och HR-administrationen.

Processen bör planeras noggrant så att anställningsvillkor, löneutbetalningar, semester och förmåner kan fortsätta utan onödiga avbrott.

Ja, för att använda en traditionell PEO-lösning i Finland behöver företaget normalt ha en egen finsk juridisk enhet. Det finska bolaget är de anställdas juridiska arbetsgivare och har det yttersta ansvaret för anställningsvillkor och arbetsgivarens skyldigheter.

PEO-leverantören fungerar som en extern lokal HR- och lönefunktion och kan hantera löneadministration, rapportering till myndigheter, pensioner, försäkringar, företagshälsovård och andra återkommande HR-ärenden.

Kundföretaget fortsätter att leda de anställdas dagliga arbete och fattar beslut om till exempel rekrytering, lön, arbetsuppgifter och prestation.

Om företaget vill anställa i Finland utan en egen lokal juridisk enhet är en Employer of Record (EOR) vanligtvis ett mer lämpligt alternativ. En EOR blir den juridiska arbetsgivaren, medan en PEO stöttar ett företag som redan har en egen arbetsgivarenhet i Finland.

En PEO kan hjälpa ett finskt dotterbolag att hantera stora delar av den lokala löne- och HR-administrationen. Företaget förblir den juridiska arbetsgivaren, medan PEO-leverantören fungerar som en extern specialistfunktion med kunskap om finska regler och processer.

Tjänsterna kan bland annat omfatta:

• Månatlig löneadministration och lönespecifikationer
• Skatteavdrag och arbetsgivarrapportering
• Rapportering till det finska inkomstregistret
• Administration av lagstadgad arbetspensionsförsäkring, t.ex. TyEL
• Olycksfallsförsäkring och andra lagstadgade försäkringar
• Samordning av förebyggande företagshälsovård
• Semester, sjukfrånvaro och annan ledighet
• Pensioner och personalförmåner
• Onboarding och offboarding
• Stöd med anställningsdokument och HR-policyer
• Löpande HR-stöd till chefer och medarbetare

PEO-tjänsten kan anpassas efter företagets storlek, bransch och interna resurser. För internationella koncerner kan den även omfatta rapportering och samordning med moderbolagets HR- och ekonomifunktion.

Ja, en PEO i Finland kan administrera löner, pensioner, försäkringar och företagshälsovård för ett företag med en finsk juridisk enhet.

Den månatliga löneprocessen kan omfatta beräkning av bruttolön, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, personalförmåner, avdrag och nettolön. PEO-leverantören kan också ta fram lönespecifikationer och rapportera utbetalda löner och andra ersättningar till det finska inkomstregistret.

PEO-leverantören kan administrera den lagstadgade arbetspensionsförsäkringen, till exempel TyEL, samt relevanta olycksfalls- och arbetslöshetsförsäkringar. Den kan också hjälpa företaget att etablera och samordna den förebyggande företagshälsovård som arbetsgivare normalt är skyldiga att ordna för sina anställda i Finland.

Det finska företaget förblir den juridiska arbetsgivaren och har det yttersta ansvaret. PEO-leverantören säkerställer att administration, rapportering och återkommande processer genomförs i enlighet med den överenskomna ansvarsfördelningen.

Ja, en PEO kan hjälpa ett företag att överföra anställda från en EOR-lösning till företagets egen finska juridiska enhet. Detta blir ofta aktuellt när verksamheten växer och företaget vill etablera en mer permanent organisation i Finland.

Övergången kan omfatta:

• Planering av övergångsdatum
• Nya anställningsavtal med det finska bolaget
• Registrering av bolaget som arbetsgivare
• Upprättande av finsk löneadministration
• Överföring av relevant HR- och lönedata
• Hantering av intjänad semester
• Upprättande av TyEL och andra lagstadgade försäkringar
• Samordning av företagshälsovård
• Information till de anställda
• Samordning mellan EOR-leverantören och det nya bolaget

När övergången är genomförd blir det finska bolaget de anställdas juridiska arbetsgivare. PEO-leverantören kan därefter fortsätta att hantera löpande löne- och HR-administration.

Processen bör planeras noggrant så att anställningsvillkor, löner, pensioner, försäkringar och semesterupplägg fortsätter utan onödiga avbrott.

Det beror på företagets omsättning och räkenskapsperiod. Moms kan redovisas månadsvis, kvartalsvis eller årsvis, beroende på företagets storlek och omsättning.

Om ett företag inte rapporterar moms korrekt kan det bli föremål för en förseningsavgift eller skönsbeskattning, där Skatteverket uppskattar underlaget och fastställer ett belopp som företaget måste betala.

Bokslutsmetoden (kontantmetoden): Denna metod kan användas av företag med en omsättning på mindre än tre miljoner kronor per år. Företaget redovisar moms när betalning görs av kunden eller när fakturan betalas.

Fakturametoden: Denna metod används av större företag med en omsättning på mer än tre miljoner kronor per år. Här redovisas moms både när fakturan utfärdas och när betalning görs. 

Momsredovisning görs i en momsdeklaration, där både ingående och utgående moms för varje redovisningsperiod rapporteras. Även om ett företag inte har någon moms att deklarera måste en momsdeklaration ändå lämnas in.

Momssatserna varierar beroende på varor och tjänster, men de tre vanligaste momssatserna är 6 %, 12 % och 25 %. Utgående moms måste redovisas till Skatteverket. Skillnaden, dvs. skillnaden mellan ingående och utgående moms, måste redovisas till Skatteverket. Företaget får antingen pengar tillbaka eller måste betala mellanskillnaden till Skatteverket.

Det finns två typer av moms: ingående och utgående.

• Ingående moms är den moms som betalas på de varor och tjänster som företaget köper. Du har rätt att få tillbaka denna moms.
• Utgående moms är den moms som läggs på de varor och tjänster som företaget säljer.

Som redovisningsbyrå tar vi ofta hand om momsdeklarationen åt våra kunder. Här förklarar vi vad som gäller när det kommer till momsredovisning. Moms (mervärdesskatt) måste betalas på de flesta varor och tjänster, och som enskild näringsidkare är du skyldig att redovisa och betala moms till Skatteverket. För detta behöver alla enskilda näringsidkare registrera sig för moms hos Skatteverket och får därefter ett momsregistreringsnummer.

Bokföringskraven för svenska företag varierar beroende på företagets storlek och juridiska form. Den externa redovisningen regleras av flera lagar, bland annat årsredovisningslagen (1995:1554) och bokföringslagen (1999:1078). God redovisningssed, vilket innebär att följa relevanta redovisningsregler, rekommendationer och etablerad praxis, är grunden för all bokföring.

Redovisning delas in i extern och intern redovisning. Extern redovisning, som också kallas finansiell redovisning, regleras av lag och syftar till att ge externa intressenter information om företagets finansiella resultat och ställning under en viss period. Intern redovisning är ofta mer detaljerad än extern redovisning och fokuserar på att ge interna intressenter, dvs. de som arbetar inom företaget, den information de behöver för att fatta välgrundade beslut.

Redovisning är ett bredare begrepp än bokföring och omfattar inte bara registrering av affärshändelser (bokföring), utan även årsbokslut, deklarationer och rapportering. För vissa företag, särskilt större företag, kan redovisningen vara föremål för revision, vilket innebär att en oberoende revisor granskar redovisningen och bedömer om den ger en rättvisande bild av företagets finansiella ställning.

Även om termerna bokföring och redovisning ofta används synonymt är redovisning ett bredare begrepp. I bokföringen registreras företagets fakturor, kvitton och andra verifikationer, antingen fysiskt eller digitalt, i enlighet med de metoder som föreskrivs i bokföringslagen, vilket kan vara antingen kontantmetoden eller faktureringsmetoden. Alla affärshändelser måste bokföras löpande, en process som kallas löpande bokföring, och organiseras systematiskt per konto, så kallad huvudbokföring. Varje affärshändelse måste ha en verifikation som bekräftar att transaktionen har genomförts.

Redovisning omfattar även andra delar såsom årsbokslut, skattedeklarationer och rapporter som kan ligga till grund för beslut om företagets framtida utveckling. Syftet med redovisningen är att ge en överblick över företagets ekonomiska resultat. Redovisning är av stor betydelse för exempelvis beskattningen av verksamheten. I aktiebolag används redovisningen också för att fatta beslut om ansvarsfrihet för styrelsen och verkställande direktören, samt om eventuell vinstutdelning.

För större företag är räkenskaperna ofta föremål för en oberoende revision där revisorn bedömer om räkenskaperna ger en rättvisande bild av företagets finansiella ställning. Vilka delar av redovisningen som måste utföras enligt bokföringslagen och årsredovisningslagen beror på företagets juridiska form och omsättning. Oavsett företagets juridiska form måste redovisningen alltid följa god redovisningssed, vilket innebär att den ska utföras i enlighet med lagar, rekommendationer och etablerad praxis.

Nej, ett utlandsägt företag behöver inte anlita en lokal redovisningsbyrå i Sverige. Företaget måste dock följa svenska regler för bokföring, moms, skatt och finansiell rapportering. En svensk redovisningspartner kan hjälpa företaget att uppfylla lokala krav, hantera rapportering till svenska myndigheter och undvika förseningar eller fel. BTR Group kan fungera som företagets lokala ekonomifunktion och hantera allt från löpande bokföring och momsdeklarationer till årsbokslut, årsredovisning och rapportering till moderbolaget.

Ja, i många fall kan ett utländskt företag momsregistrera sig i Sverige utan att bilda ett svenskt aktiebolag. Detta kan vara relevant, till exempel om företaget säljer momspliktiga varor eller tjänster, importerar varor eller genomför andra transaktioner som medför svensk momsskyldighet. Företaget momsregistreras då hos Skatteverket. Beroende på verksamheten kan företaget även behöva registrera sig som arbetsgivare, ansöka om F-skatt eller bedöma om verksamheten medför ett fast driftställe i Sverige. BTR Group kan hjälpa till att bedöma registreringskraven, genomföra registreringen och hantera löpande momsrapportering.

Ett svenskt aktiebolag måste löpande föra bokföring och lämna de skattedeklarationer och rapporter som gäller för verksamheten. Ett företag med anställda måste normalt lämna arbetsgivardeklaration varje månad och redovisa avdragen skatt och arbetsgivaravgifter. Momsdeklarationen lämnas månadsvis, kvartalsvis eller årsvis beroende på företagets registrering. Företaget betalar vanligtvis också preliminär bolagsskatt varje månad. Efter räkenskapsårets slut måste företaget upprätta årsbokslut och årsredovisning samt lämna in inkomstdeklaration. BTR Group kan skapa en rapporteringskalender med alla företagets deadlines och säkerställa att rapporteringen görs korrekt och i tid.

Ja, en redovisningsbyrå kan hantera både redovisning och löneadministration för ett svenskt dotterbolag. Tjänsten kan omfatta löpande bokföring, kundreskontra och leverantörsreskontra, betalningsunderlag, momsdeklarationer, löneberäkningar, lönespecifikationer, arbetsgivardeklarationer, förmåner, pensioner och semesterhantering. När redovisning och lön hanteras av samma partner blir det enklare att stämma av personalkostnader, skatter och arbetsgivaravgifter. BTR Group kan fungera som en samlad svensk ekonomi- och lönefunktion med en kontaktperson för både det svenska dotterbolaget och det utländska moderbolaget.

Ja, BTR Group kan ta över bokföringen från en befintlig redovisningsbyrå eller en intern ekonomiavdelning. Innan överlämningen går vi igenom företagets bokföring, system, behörigheter, rapporteringskrav och aktuella tidsfrister. Vi samlar in relevant dokumentation, till exempel huvudbok, balansräkning och resultatrapporter, kundreskontra och leverantörsreskontra, anläggningsregister, skattehistorik och tidigare årsredovisningar. Därefter stämmer vi av ingående balanser och tar fram en tydlig övergångsplan. Ett byte kan genomföras under året, men ett månads-, kvartals- eller årsskifte kan vara en lämplig brytpunkt. Målet är att övergången ska ske utan avbrott i företagets betalningar, lönehantering eller lagstadgade rapportering.

Ja, BTR Group kan anpassa rapporteringen efter moderbolagets kontoplan, rapporteringsformat, valuta och rapporteringskalender. Vi kan mappa den svenska kontoplanen till koncernens kontoplan och ta fram återkommande rapporteringspaket för till exempel resultatrapport, balansräkning, kassaflöde, periodiseringar och koncerninterna transaktioner. Rapporteringen kan anpassas till moderbolagets månads-, kvartals- eller årsbokslut och presenteras i önskad rapporteringsvaluta. Samtidigt säkerställer vi att det svenska bolagets bokföring, skattedeklarationer och årsredovisning följer svenska regelverk. På så sätt får moderbolaget ett enhetligt underlag för koncernrapportering utan att det påverkar den lokala regelefterlevnaden.

En filial är en del av det utländska företaget och inte en separat juridisk person. Det utländska företaget ansvarar därför för filialens tillgångar, skulder och avtal. Filialens svenska verksamhet behöver vanligtvis föra separata räkenskaper som visar dess resultat och finansiella ställning. Ett svenskt dotterbolag är däremot en separat juridisk person med egen bokföring, årsredovisning och inkomstdeklaration. Transaktioner mellan dotterbolaget och moderbolaget behandlas som koncerninterna transaktioner. Vilken etableringsform som är mest lämplig beror också på juridiskt ansvar, beskattning, finansiering och verksamhetens långsiktiga planer. BTR Group kan hjälpa företaget att förstå de administrativa skillnaderna och sätta upp en lämplig redovisningsstruktur.

Ja, BTR Group kan fungera som en samordnande redovisningspartner för företag som är verksamma i Sverige, Danmark och Finland. En gemensam nordisk lösning ger moderbolaget en central kontaktpunkt och gör det möjligt att samordna kontoplaner, rapporteringsformat, processer och tidsfrister mellan länderna. Samtidigt måste varje lokal enhet följa respektive lands regler för bokföring, moms, lönehantering, skatt och årsredovisning. BTR Group kombinerar samordning på nordisk nivå med lokal expertis i varje land. Detta ger moderbolaget en tydligare överblick, färre kontaktpunkter och mer konsekvent finansiell rapportering.

Ett utländskt företag som bedriver verksamhet i Sverige kan behöva följa svenska regler för bokföring, moms, skatt och rapportering. Företagets skyldigheter beror bland annat på verksamhetens omfattning, om företaget har en svensk filial eller ett dotterbolag, om det har anställda i Sverige och om verksamheten medför ett fast driftställe.

Ett svenskt dotterbolag är en separat juridisk person och måste föra egen bokföring, upprätta årsredovisning och lämna in inkomstdeklaration i Sverige. En filial är en del av det utländska företaget men behöver normalt föra separata räkenskaper för den svenska verksamheten. Ett företag utan svensk juridisk enhet kan ändå behöva momsregistrera sig eller registrera sig som arbetsgivare i Sverige.

En lokal redovisningspartner kan hjälpa företaget att identifiera kraven och säkerställa att rapporteringen följer svenska regler.

Kostnaden för bokföring i Sverige beror på företagets storlek, antal transaktioner, antal anställda och hur omfattande rapporteringen är. Priset påverkas också av om företaget behöver hjälp med till exempel fakturering, betalningar, momsdeklarationer, lönehantering, månadsbokslut, årsbokslut eller rapportering till ett utländskt moderbolag.

Vissa redovisningsbyråer erbjuder en fast månadsavgift, medan andra tar betalt per timme eller utifrån antalet transaktioner och tjänster. Ett mindre företag med få transaktioner betalar vanligtvis mindre än ett internationellt företag som behöver månadsrapportering, en koncernanpassad kontoplan och rapporter i flera valutor.

För att få en korrekt prisuppskattning behöver redovisningsbyrån normalt information om verksamheten, företagsformen, transaktionsvolymen, antalet anställda och företagets rapporteringskrav.

Nej, alla företag i Sverige behöver inte ha en revisor. Mindre privata aktiebolag kan vanligtvis välja bort revision förutsatt att de inte överskrider vissa gränsvärden för antal anställda, balansomslutning och nettoomsättning. Om företaget överskrider mer än ett av gränsvärdena under två på varandra följande år kan det omfattas av ett lagstadgat revisionskrav.

Även företag som inte är skyldiga att ha en revisor kan frivilligt välja att genomföra en revision. Detta kan vara värdefullt om företaget har externa investerare, bankfinansiering, internationella ägare eller särskilda krav från moderbolaget.

En redovisningskonsult och en revisor har olika roller. Redovisningskonsulten hjälper vanligtvis till med den löpande bokföringen, skattedeklarationerna och årsredovisningen, medan revisorn oberoende granskar företagets räkenskaper och styrelsens förvaltning.

Ett utlandsägt företag som bedriver verksamhet genom ett danskt bolag måste följa danska regler för bokföring, skatt, moms och finansiell rapportering. Skyldigheterna påverkas av företagets juridiska form, storlek, verksamhet och registreringar.

Ett danskt dotterbolag behöver vanligtvis:

• Fortlöpande bokföra affärshändelser
• Spara fakturor och annan verifikation
• Följa de danska kraven för digital bokföring
• Redovisa och betala moms när företaget är momsregistrerat
• Hantera löner och rapportera ersättningar via eIndkomst
• Upprätta årsredovisning och årsrapport
• Lämna företagets skatteuppgifter och inkomstdeklaration
• Dokumentera transaktioner inom koncernen

Ett utländskt företag utan ett danskt dotterbolag kan också ha danska registrerings- och rapporteringsskyldigheter, till exempel för moms, arbetsgivarrapportering eller ett fast driftställe. Kraven bör därför bedömas utifrån hur verksamheten faktiskt bedrivs i Danmark.

Nej, ett utländskt företag behöver inte alltid anlita en lokal redovisningspartner i Danmark. Företaget måste dock säkerställa att bokföring, moms, skatt, löner och årsrapportering följer danska regler.

En lokal redovisningspartner kan hjälpa företaget att förstå vilka registreringar och rapporteringskrav som gäller och säkerställa att information lämnas in korrekt och i tid. Stödet kan bland annat omfatta:

• Löpande bokföring
• Kundreskontra och leverantörsreskontra
• Momsdeklarationer
• Löneadministration
• Avstämningar och månadsbokslut
• Årsredovisning och skattedokumentation
• Rapportering till ett utländskt moderbolag
• Kontakt med danska myndigheter

Detta är särskilt värdefullt för internationella företag som inte har en egen dansk ekonomiavdelning. Även när redovisningen läggs ut på en extern partner behåller företagets ledning det yttersta ansvaret för att rapporteringen är korrekt.

Ett momsregistrerat företag i Danmark kan behöva lämna in en momsdeklaration varje månad, kvartal eller halvår. Redovisningsperioden bestäms främst av företagets momspliktiga omsättning och historik.

Nya företag redovisar normalt moms kvartalsvis under sin första period. Därefter kan den danska skattemyndigheten besluta att företaget måste redovisa:

• Halvårsvis vid lägre momspliktig omsättning
• Kvartalsvis vid medelhög omsättning
• Månadsvis vid högre omsättning

I vissa fall kan ett företag ansöka om en kortare redovisningsperiod. Företag som använder särskilda momssystem, till exempel One Stop Shop, kan omfattas av andra intervall.

Momsdeklarationen måste lämnas in även om företaget inte har haft någon försäljning eller några inköp under perioden. Detta kallas nollredovisning. Sen eller felaktig momsredovisning kan leda till avgifter, ränta eller en uppskattad beskattning.

Ett danskt aktiebolag, till exempel ett ApS eller A/S, måste normalt upprätta en årsredovisning för varje räkenskapsår. Årsredovisningen lämnas in digitalt till den danska Erhvervsstyrelsen (Danish Business Authority) och måste följa de redovisningsregler som gäller utifrån företagets storlek och rapporteringsklass.

Företaget måste också lämna skatteuppgifter till den danska Skattestyrelsen (Danish Tax Agency) så att företagets beskattningsbara vinst och bolagsskatt kan fastställas.

Den årliga processen kan bland annat omfatta:

• Årsbokslut och kontoavstämningar
• Beräkning av periodiseringar och avskrivningar
• Skatteberäkning
• Årsredovisning
• Företagets bolagsskattedeklaration
• Dokumentation av transaktioner inom koncernen
• Ev. revision
• Rapportering till det utländska moderbolaget

Exakta krav och tidsfrister beror på företagets associationsform, räkenskapsår, storlek och eventuellt lagstadgat revisionskrav. Företaget bör därför upprätta en årlig rapporteringskalender med alla danska deadlines.

Ett utlandsägt företag som bedriver verksamhet genom ett finskt bolag måste följa finska regler om bokföring, skatt, moms och finansiell rapportering. Skyldigheterna påverkas av företagets juridiska form, storlek, verksamhet och registreringar.

Ett finskt dotterbolag behöver vanligtvis:

• Löpande registrera alla affärshändelser
• Spara fakturor, kvitton och annan verifikation
• Redovisa och betala moms när företaget är momsregistrerat
• Hantera löner och rapportera utbetalda ersättningar till Inkomstregistret
• Upprätta bokslut och en årsredovisning
• Lämna in inkomstdeklaration för bolag
• Dokumentera koncerninterna transaktioner
• Lämna in årsredovisningen till det finska handelsregistret

Ett utländskt företag utan finskt dotterbolag kan också ha lokala skyldigheter, till exempel genom momsregistrering, anställda eller ett fast driftställe. Kraven bör därför bedömas utifrån hur verksamheten faktiskt bedrivs i Finland.

Nej, ett utländskt företag behöver inte alltid anlita en lokal redovisningspartner i Finland. Företaget måste dock säkerställa att bokföring, moms, skatt, löner och årsrapportering följer finska regler.

En lokal redovisningspartner kan hjälpa företaget att identifiera vilka registreringar och rapporteringskrav som gäller och säkerställa att uppgifter lämnas korrekt och i tid. Stödet kan bland annat omfatta:

• Löpande bokföring
• Kundreskontra och leverantörsreskontra
• Betalningsdokumentation
• Momsdeklarationer
• Löneadministration
• Kontavstämningar och månadsbokslut
• Årsredovisning och inkomstdeklaration för bolag
• Rapportering till ett utländskt moderbolag
• Kontakt med finska myndigheter

Detta är särskilt värdefullt för internationella företag som inte har en egen ekonomifunktion i Finland. Företagsledningen behåller dock ansvaret för att räkenskaperna är korrekta även när arbetet läggs ut på en extern partner.

Den ordinarie momsperioden i Finland är en kalendermånad. Mindre företag kan, under vissa förutsättningar, ansöka om att lämna momsdeklarationer kvartalsvis eller årligen.

Ett företag kan normalt ansöka om:

• Kvartalsvis momsredovisning om den årliga omsättningen inte överstiger den tillämpliga gränsen
• Kvartalsvis eller årlig redovisning om omsättningen ligger under den lägre gränsen
• Månadsvis redovisning oavsett omsättning

Företagets godkända momsperiod framgår av dess registrering hos den finska Skatteförvaltningen. Om omsättningen senare överstiger gränsen för en längre momsperiod måste företaget meddela myndigheten.

Momsdeklarationen måste lämnas för varje redovisningsperiod även om företaget inte har haft någon momspliktig verksamhet. Felaktig eller sen redovisning kan leda till förseningsavgifter och ränta. Företaget bör därför ha en redovisningskalender med uppdaterade tidsfrister.

Ett finskt aktiebolag (Oy) måste upprätta bokslut för varje räkenskapsperiod. Bokslutet omfattar normalt resultaträkning, balansräkning, noter och andra handlingar som krävs utifrån företagets storlek och verksamhet.

Företaget måste lämna in sin inkomstskattedeklaration för samfund till den finska Skatteförvaltningen inom fyra månader efter utgången av den kalendermånad då räkenskapsperioden avslutades. Årsredovisningen ska normalt registreras hos handelsregistret vid den finska Patent- och registerstyrelsen inom åtta månader efter räkenskapsperiodens slut.

Den årliga processen kan bland annat omfatta:

• Bokslut och kontoavstämningar
• Periodiseringar och avskrivningar
• Skatteberäkning
• Inkomstskattedeklaration för samfund
• Årsredovisning
• Dokumentation av transaktioner inom koncernen
• Eventuell revision
• Rapportering till moderbolaget

Alla finska aktiebolag måste lämna in en årsredovisning till handelsregistret även om verksamheten har varit vilande. De exakta kraven påverkas av företagets storlek, verksamhet och eventuellt lagstadgat revisionskrav.

När ett företag går från en Employer of Record till en egen lokal juridisk enhet, överförs medarbetarna till det nya bolaget, som blir deras juridiska arbetsgivare. Samtidigt behöver lokala processer för löneadministration, bokföring, skatt samt finansiell rapportering etableras.

Övergången omfattar normalt:

• Bildande och registrering av den lokala juridiska enheten
• Registrering av företaget för skatt, moms och som arbetsgivare
• Upprättande av ett bokföringssystem och lokal kontoplan
• Implementering av processer för fakturor, betalningar och utlägg
• Upprättande av nya anställningsavtal
• Överföring av relevant HR- och lönedata
• Upprättande av pensioner, försäkringar och personalförmåner
• Implementering av lokal löneadministration och lagstadgad rapportering
• Upprättande av rutiner för månadsbokslut och rapportering till moderbolaget
• Samordning av den sista lönekörningen via EOR-leverantören med den första lönekörningen i det nya bolaget

Övergången bör planeras noggrant för att undvika avbrott i löneutbetalningar, förmåner, bokföring eller lagstadgad rapportering. BTR Group kan samordna övergången från EOR till en lokal juridisk enhet och ge löpande stöd med redovisning och löneadministration i Sverige, Danmark och Finland.

Ja, ett utländskt företag kan momsregistrera sig i Danmark utan att bilda ett danskt dotterbolag. Detta kan vara nödvändigt om företaget säljer varor eller tjänster som medför dansk momsskyldighet, importerar varor eller genomför andra momspliktiga transaktioner i Danmark.

Det utländska företaget registreras då hos de danska myndigheterna och får normalt ett danskt registreringsnummer för sin lokala momsrapportering. Registreringen innebär inte att ett separat danskt bolag bildas.

Om momsregistrering krävs beror bland annat på vad företaget säljer, var kunderna finns och om omvänd skattskyldighet gäller. Ett utländskt företag som endast säljer vissa tjänster till momsregistrerade danska företag behöver därför inte alltid momsregistrera sig.

En dansk momsregistrering innebär inte automatiskt att företaget har ett fast driftställe eller blir skyldigt att betala dansk bolagsskatt. Dessa frågor måste bedömas separat. BTR Group kan hjälpa till att bedöma behovet av registrering, genomföra registreringen och hantera den löpande momsrapporteringen.

Ja, ett utländskt företag kan momsregistrera sig i Finland utan att starta ett finskt dotterbolag. Registrering kan krävas när företaget genomför momspliktig försäljning i Finland och omvänd skattskyldighet inte kan tillämpas. I vissa situationer kan ett utländskt företag också ansöka om frivillig momsregistrering.

Registrering kan till exempel bli aktuell i följande fall:

• Försäljning till privatpersoner i Finland
• Viss försäljning av varor i Finland
• Import eller unionsinterna förvärv
• Distansförsäljning som inte hanteras via ett annat momssystem
• Försäljning där köparen inte är skyldig att redovisa moms enligt reglerna om omvänd skattskyldighet

Det utländska företaget får normalt ett finskt företags- och organisationsnummer (Business ID) för registreringen, men inget separat finskt bolag etableras.

Finsk momsregistrering innebär inte automatiskt att företaget har ett fast driftställe eller blir skyldigt att betala finsk bolagsskatt. Detta måste bedömas separat utifrån verksamheten. BTR Group kan hjälpa till att fastställa momsskyldigheten, genomföra registreringen och hantera den löpande momsrapporteringen i Finland.