Guide: PEO-lösningar i Finland: Vad utländska företag behöver veta innan de anställer

En Professional Employer Organization (PEO) kan stödja företag som redan har en finsk juridisk enhet eller arbetsgivarregistrering genom att hantera viktiga löne- och HR-processer. Kundföretaget förblir den juridiska arbetsgivaren och fortsätter att leda medarbetarnas dagliga arbete.

Vad är en PEO i Finland?

En PEO erbjuder outsourcad lönehantering, HR-administration och arbetsgivarstöd till företag som anställer personal i Finland. Till skillnad från en Employer of Record blir en PEO normalt inte den juridiska arbetsgivaren för medarbetarna.

Kundföretaget ansvarar fortsatt för anställningsförhållandet, medan PEO:n kan hantera överenskomna administrativa processer och bidra med lokal expertis.

En PEO-lösning i Finland kan omfatta:

• Löneberäkning och löneutbetalningar
• Skatteavdrag och arbetsgivarrapportering
• Pensions- och försäkringsadministration
• Personal- och anställningsdokumentation
• Administration av förmåner
• Administration av semester och frånvaro
• Samordning av företagshälsovård
• Stöd vid onboarding och offboarding
• HR-administration och lokal vägledning

Den exakta ansvarsfördelningen bör alltid tydligt definieras i tjänsteavtalet.

Vem är juridisk arbetsgivare när man använder en PEO?

När ett företag använder en PEO i Finland förblir kundföretaget den juridiska arbetsgivaren. Det innebär att företaget behåller ansvaret för anställningsförhållandet och de arbetsgivarplikter som inte kan överföras till en extern tjänsteleverantör.

PEO:n hanterar de löne- och HR-tjänster som ingår i avtalet, men ersätter inte kundföretaget som arbetsgivare.

Kundföretaget fortsätter också att leda medarbetarnas dagliga arbete, inklusive deras ansvar, mål, arbetssätt och prestation.

Behöver ett företag en finsk juridisk enhet för att använda en PEO?

En PEO-lösning är i regel avsedd för företag som redan har en finsk juridisk enhet eller en lämplig arbetsgivarregistrering i Finland.

Om ett utländskt företag inte har en lokal enhet eller en lämplig arbetsgivarstruktur kan en Employer of Record-lösning i Finland vara mer lämplig. Med en EOR blir leverantören den juridiska arbetsgivaren och anställer personalen för kundföretagets räkning.

Den mest lämpliga strukturen beror på faktorer som:

• Om företaget har etablerat en finsk enhet
• Hur många medarbetare det planerar att anställa
• Hur länge det förväntar sig att verka i Finland
• Om företaget vill vara juridisk arbetsgivare
• Sina skatte-, registrerings- och rapporteringsskyldigheter
• Sina långsiktiga planer på den finska marknaden

Vad kan en PEO hantera i Finland?

En PEO kan hantera flera återkommande arbetsgivarprocesser för kundföretagets räkning. Tjänsterna anpassas efter företagets behov och kan omfatta både lönehantering och bredare HR-administration.

Typiska PEO-tjänster inkluderar:

• Insamling och bearbetning av löneunderlag
• Beräkning av löner, skatter och avdrag
• Framtagning av lönespecifikationer
• Samordning av löneutbetalningar
• Rapportering av löneuppgifter till det finska inkomstregistret
• Administration av arbetsgivaravgifter
• Samordning av lagstadgade pensions- och försäkringsarrangemang
• Administration av semestersaldon och frånvaro
• Stöd i administrationen av anställningsavtal
• Samordning av personalförmåner
• Hjälp vid onboarding och offboarding
• Lokal HR- och arbetsrättslig vägledning

Kundföretaget ansvarar fortsatt för att lämna fullständig och korrekt information till PEO:n och för att fatta de arbetsgivarbeslut som ligger inom företagets kontroll.

Lönehantering och rapportering i Finland

Finsk lönehantering kräver korrekta beräkningar, rapportering i rätt tid och samordning mellan flera arbetsgivarskyldigheter. Löneuppgifter ska normalt rapporteras till det finska inkomstregistret kort efter varje utbetalning.

Löneadministration kan omfatta:

• Beräkning av bruttolön
• Skatteavdrag
• Arbetstagar- och arbetsgivaravgifter
• Pensionsavgifter
• Försäkringsrelaterade betalningar
• Semesterlön och semesterersättning
• Förmåner i natura
• Utläggsersättningar
• Avdrag och justeringar
• Lönerapportering

En PEO kan etablera en strukturerad löneprocess och bidra till att säkerställa att information samlas in, beräknas och rapporteras i tid.

Pensioner och socialförsäkring

Arbetsgivare i Finland är i regel skyldiga att ordna lagstadgad pensionsförsäkring och andra tillämpliga personalförsäkringar. De exakta skyldigheterna beror på anställningsupplägget och medarbetarens situation.

En PEO kan hjälpa till att samordna:

• Lagstadgad arbetspensionsförsäkring
• Olycksfallsförsäkring
• Arbetslöshetsförsäkringsavgifter
• Grupplivförsäkring där det är tillämpligt
• Andra arbetsgivar- och arbetstagaravgifter

Internationella situationer kan kräva ytterligare bedömning, särskilt när en medarbetare arbetar i mer än ett land eller fortsatt omfattas av ett annat lands socialförsäkringssystem.

Företagshälsovård

Finska arbetsgivare är i regel skyldiga att ordna förebyggande företagshälsovård för sina anställda. Denna skyldighet kan gälla även om företaget bara har en anställd i Finland.

Den lagstadgade tjänsten fokuserar på att förebygga arbetsrelaterade hälsorisker och stödja medarbetarnas arbetsförmåga. Arbetsgivare kan också välja att erbjuda ytterligare medicinska tjänster.

En PEO kan stödja företaget genom att samordna en företagshälsovårdsleverantör och hjälpa till att etablera nödvändiga administrativa processer.

Kollektivavtal i Finland

Kollektivavtal spelar en viktig roll på den finska arbetsmarknaden. Ett allmänt bindande kollektivavtal kan gälla för ett anställningsförhållande även om arbetsgivaren inte är medlem i en arbetsgivarorganisation.

Kollektivavtal kan reglera frågor som:

• Minimilöner
• Arbetstid
• Övertidsersättning
• Tillägg för kväll, natt och helg
• Semesterlön
• Sjuklön
• Uppsägningstider
• Andra anställningsvillkor

Innan löneprocesser eller anställningsdokument tas fram bör företaget fastställa om ett kollektivavtal gäller för dess anställda.

Anställningsavtal och lokal dokumentation

Anställningsavtal i Finland bör spegla finsk arbetsrätt och eventuellt tillämpligt kollektivavtal. Skriftliga avtal rekommenderas starkt eftersom de ger båda parter en tydlig dokumentation av de överenskomna villkoren.

Ett anställningsavtal kan omfatta:

• Arbetsgivaren och arbetstagaren
• Startdatum
• Arbetsplats
• Medarbetarens arbetsuppgifter
• Lön och förmåner
• Arbetstid
• Semesterrätt
• Twitter kollektivavtal
• Provanställningstid
• Uppsägningstid
• Villkor för distans- eller hybridarbete

En PEO kan stödja framtagning och administration av anställningsdokumentation. Kundföretaget förblir dock den juridiska arbetsgivaren och måste godkänna anställningsvillkoren.

Onboarding och offboarding av medarbetare

En strukturerad onboardingprocess hjälper till att säkerställa att löner, förmåner, försäkringar och anställningsuppgifter är på plats innan medarbetaren börjar arbeta.

PEO-stöd vid onboarding kan omfatta:

• Insamling av medarbetaruppgifter
• Genomgång av löne- och skatteuppgifter
• Registrering av medarbetaren i relevanta system
• Samordning av pensions- och försäkringsarrangemang
• Upprättande av företagshälsovård
• Administration av anställningsdokumentation
• Upplägg av förmåner och rutiner för utlägg

När en medarbetare lämnar företaget kan PEO:n hjälpa till med slutlön, semesterersättning, intyg och administrativ avslutning av förmåner och försäkringar.

Kundföretaget ansvarar fortsatt för att fatta och dokumentera anställningsbeslut, inklusive beslut om uppsägning.

Vad är skillnaden mellan PEO och outsourcad lönehantering?

Outsourcad lönehantering fokuserar normalt på att beräkna löner, ta fram lönespecifikationer och genomföra lönerelaterad rapportering.

En PEO-lösning kan omfatta ett bredare spektrum av arbetsgivarprocesser, inklusive lönehantering, HR-administration, förmåner, pensioner, försäkringar, företagshälsovård, anställningsdokumentation och löpande lokalt stöd.

Den lämpliga lösningen beror på hur mycket av den lokala arbetsgivaradministrationen företaget vill hantera internt.

Vad är skillnaden mellan PEO och EOR i Finland?

Den huvudsakliga skillnaden gäller vilken part som är juridisk arbetsgivare.

Med en PEO-lösning är kundföretaget juridisk arbetsgivare. Det har normalt en finsk juridisk enhet eller en lämplig arbetsgivarregistrering. PEO:n hanterar de överenskomna löne-, HR- och administrativa tjänsterna.

Med en EOR-lösning blir EOR-leverantören juridisk arbetsgivare. EOR:n hanterar den formella anställningen, inklusive lönehantering och överenskomna regelefterlevnadsskyldigheter, medan kundföretaget leder medarbetarens dagliga arbete.

En PEO kan vara lämplig för företag med en etablerad närvaro i Finland. En EOR kan vara mer lämplig för företag som vill anställa i Finland utan att omedelbart etablera en lokal juridisk enhet.

När är en PEO-lösning lämplig?

En PEO-lösning kan vara lämplig när ett företag:

• Har en finsk juridisk enhet eller arbetsgivarregistrering
• Vill förbli juridisk arbetsgivare
• Behöver lokal expertis inom lön och HR
• Vill outsourca återkommande arbetsgivaradministration
• Anställer sina första medarbetare i Finland
• Har ett litet lokalt team utan en intern finsk HR-funktion
• Vill ha samordnat stöd i flera nordiska länder
• Överför medarbetare från en EOR till sin egen enhet

Företaget bör se över sin anställningsstruktur, registreringar och ansvar innan det väljer PEO-leverantör.

Att flytta medarbetare från en EOR till en finsk juridisk enhet

Ett företag kan initialt använda en EOR för att etablera sig i Finland och senare bilda en egen juridisk enhet. När enheten är klar kan medarbetarna överföras till det nya företaget, som då blir deras juridiska arbetsgivare.

Övergången omfattar normalt:

• Bildande och registrering av den finska juridiska enheten
• Genomförande av nödvändiga skatte- och arbetsgivarregistreringar
• Upprättande av löne- och redovisningsprocesser
• Framtagning av nya anställningsavtal
• Överföring av relevant personal- och löneinformation
• Upprättande av pensioner, försäkringar och företagshälsovård
• Överföring av förmåner och semesterinformation
• Samordning av den sista EOR-lönen med den första lönen i det egna bolaget

Processen bör planeras noggrant för att undvika avbrott i löneutbetalningar, förmåner, försäkringar eller lagstadgad rapportering. Efter överföringen kan en PEO ge löpande löne- och HR-stöd till den finska enheten.

Kan samma PEO-leverantör stödja flera nordiska länder?

Att använda en leverantör för Sverige, Danmark och Finland kan förenkla administrationen av en nordisk arbetsstyrka.

En nordisk PEO-leverantör kan hjälpa till att samordna:

• Löneprocesser
• Personaladministration
• Arbetsgivarrapportering
• Förmåner
• Pensioner och försäkringar
• Lokal anställningsdokumentation
• Månadsrapportering till moderbolaget

Varje land har fortfarande sina egna regler för anställning, skatt, lön och rapportering. Tjänsten måste därför anpassas lokalt snarare än att samma identiska process tillämpas i alla nordiska länder.

PEO-tjänster från BTR Group

BTR Group erbjuder PEO-tjänster till företag med lokala juridiska enheter eller lämpliga arbetsgivarregistreringar i Sverige, Danmark och Finland.

Vi kan stödja ert företag med:

• Lokal löneadministration
• HR-administration
• Arbetsgivarrapportering
• Personalförmåner
• Pensioner och försäkringar
• Samordning av företagshälsovård
• Anställningsdokumentation
• Onboarding och offboarding
• Löpande lokalt arbetsgivarstöd

Ert företag förblir juridisk arbetsgivare och fortsätter att leda medarbetarnas dagliga arbete. BTR Group hanterar de överenskomna administrativa processerna och ger lokalt stöd för att hjälpa ert företag att verka effektivt i Finland.